Transformasi digital dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah (PBJ) melalui sistem E-Katalog telah membawa perubahan besar dalam efisiensi dan transparansi belanja negara. Namun, beralihnya proses manual ke digital tidak serta-merta menghapus risiko temuan audit. Sebaliknya, dengan hadirnya fitur-fitur canggih pada E-Katalog v.6 dan berlakunya Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 46 Tahun 2025, auditor kini memiliki instrumen yang lebih tajam untuk menelusuri jejak digital setiap transaksi.
Bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pejabat Pengadaan, memahami mitigasi risiko sejak dini adalah kunci untuk memastikan bahwa proses e-purchasing tidak hanya cepat secara administratif, tetapi juga akuntabel secara hukum. Risiko temuan audit biasanya berkisar pada ketidakwajaran harga, kesalahan spesifikasi, hingga pengabaian prioritas Produk Dalam Negeri (PDN).
Landasan Regulasi Baru: Perpres Nomor 46 Tahun 2025
Langkah pertama dalam mitigasi temuan audit adalah memahami koridor hukum terbaru. Perpres Nomor 46 Tahun 2025 memberikan mandat baru terkait tatakelola pengadaan yang lebih mengedepankan integrasi data dan akuntabilitas berbasis bukti. Regulasi ini menjadi acuan utama dalam kegiatan Bimbingan Teknis Tatakelola Pengadaan melalui E-Katalog v.6 Pasca Perpres No 46 Tahun 2025 (Praktikum Buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6”) yang dirancang untuk membekali praktisi dengan pemahaman regulasi yang aplikatif.
Dalam regulasi ini, ditekankan bahwa setiap transaksi e-purchasing harus dapat dibuktikan kewajarannya melalui dokumen pendukung yang valid. Auditor tidak lagi hanya melihat hasil akhir, tetapi juga proses pengambilan keputusan, mulai dari pemilihan produk hingga negosiasi harga di dalam sistem.
Identifikasi Temuan Audit yang Sering Terjadi pada E-Purchasing
Untuk memitigasi risiko, kita harus mengenali “penyakit” umum yang sering ditemukan oleh lembaga pemeriksa seperti BPK atau Inspektorat. Berikut adalah beberapa poin kritis:
Ketidakwajaran Harga: Harga yang dibayarkan jauh melebihi harga pasar ritel tanpa adanya justifikasi layanan tambahan (garansi, instalasi, pelatihan).
Pengabaian Produk Dalam Negeri (PDN): Membeli produk impor padahal tersedia produk dalam negeri dengan nilai TKDN yang memenuhi syarat.
Dokumentasi Tidak Lengkap: Tidak adanya Berita Acara Negosiasi atau Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan yang memadai dalam sistem.
Kesalahan Spesifikasi: Barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditawarkan di dalam E-Katalog.
Langkah Mitigasi Tahap Perencanaan: Menyiapkan Bukti Sejak Awal
Mitigasi yang paling efektif dilakukan jauh sebelum tombol “Beli” diklik. Perencanaan yang matang adalah benteng pertahanan pertama bagi PPK.
Analisis Kebutuhan dan Survei Harga
Jangan melakukan pengadaan hanya berdasarkan apa yang tersedia di etalase teratas. Lakukan perbandingan minimal pada tiga produk sejenis dari penyedia berbeda. Dokumentasikan hasil survei harga pasar (baik di luar katalog maupun di dalam katalog) sebagai dasar penentuan target harga negosiasi.
Penentuan Spesifikasi yang Akurat
Gunakan fitur spesifikasi teknis pada E-Katalog v.6 untuk memverifikasi bahwa barang tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional instansi. Jika diperlukan, mintalah sampel atau katalog produk tambahan dari penyedia melalui fitur chat di sistem.
Strategi Mitigasi Tahap Pemilihan dan Negosiasi
Proses pemilihan penyedia adalah titik paling rawan terjadinya penyimpangan. Dengan bimbingan dari ahli seperti Agus Arif Rakhman, M.M., CPSp., yang merupakan Probity Advisor LKPP, praktisi dapat mempelajari cara melakukan negosiasi yang aman dan teruji.
Optimalisasi Fitur Negosiasi E-Katalog v.6
E-Katalog v.6 menyediakan fitur negosiasi yang mencatat seluruh riwayat percakapan antara PPK dan penyedia. Gunakan fitur ini secara maksimal. Hindari melakukan negosiasi harga di luar sistem (seperti melalui pesan instan pribadi) tanpa menuangkannya kembali ke dalam sistem. Riwayat digital ini adalah bukti utama bagi auditor bahwa PPK telah berupaya mendapatkan harga terbaik.
Tabel 1: Matriks Mitigasi Risiko Negosiasi
| Jenis Risiko | Langkah Mitigasi | Bukti Dukung yang Diperlukan |
| Harga di atas pasar | Melakukan negosiasi berdasarkan referensi harga ritel atau grosir | Screenshot perbandingan harga dan Berita Acara Negosiasi |
| Kualitas meragukan | Meminta bukti sertifikasi mutu atau referensi pekerjaan sebelumnya | Dokumen sertifikat produk atau referensi klien dari penyedia |
| Keterlambatan kirim | Menyepakati klausul denda dan jadwal pengiriman yang realistis | Surat Pesanan yang mencantumkan detail jadwal |
Langkah Mitigasi Tahap Pelaksanaan Kontrak dan Serah Terima
Temuan audit seringkali muncul karena kelalaian pada tahap akhir, yaitu saat barang diterima namun tidak diperiksa secara detail.
Pemeriksaan Fisik yang Ketat: Pastikan barang yang datang sesuai dengan merk, tipe, dan spesifikasi dalam surat pesanan.
Uji Fungsi: Untuk peralatan teknis atau alat kesehatan, lakukan uji fungsi dan pastikan didokumentasikan dalam berita acara.
Verifikasi Dokumen Pendukung: Pastikan penyedia melampirkan faktur pajak, sertifikat garansi, dan dokumen asal barang (COO) jika diperlukan.
Langkah-langkah praktis ini dibahas secara mendalam dalam buku “Jago E-Purchasing Katalog Elektronik v.6” yang menjadi materi utama dalam pelatihan profesional bagi para pengelola pengadaan.
Pemanfaatan Teknologi untuk Pengawasan Internal
E-Katalog v.6 bukan hanya platform belanja, tetapi juga alat pengawasan. Auditor internal (APIP) di setiap instansi dapat memanfaatkan dashboard pemantauan untuk melakukan early warning system.
Analisis Anomali Harga: Sistem dapat mendeteksi transaksi yang harganya menyimpang secara signifikan dari rata-rata nasional.
Pemantauan Real-time: Memungkinkan pimpinan instansi melihat progres pengadaan tanpa harus menunggu laporan manual.
Integrasi Data: Memastikan data pengadaan selaras dengan data pembayaran di bagian keuangan untuk menghindari double payment.
Informasi lebih lanjut mengenai integrasi sistem ini dapat diakses melalui situs resmi Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Pentingnya Sertifikasi dan Bimbingan Teknis Berbasis Praktikum
Untuk memitigasi risiko temuan audit secara permanen, peningkatan kompetensi SDM adalah investasi terbaik. Mengingat kompleksitas Perpres 46/2025, keikutsertaan dalam pelatihan formal menjadi sangat krusial.
Pusat Studi & Konsultasi Nasional (PSKN) menyelenggarakan kegiatan intensif di Medan pada 18-19 Februari 2026, yang menghadirkan Agus Arif Rakhman, M.M., CPSp., sebagai fasilitator utama. Pelatihan ini tidak hanya memberikan teori, tetapi juga praktikum langsung menggunakan buku kerja yang dirancang untuk mencegah kesalahan teknis di lapangan.
Check-list Mitigasi Temuan Audit bagi PPK
Gunakan daftar periksa berikut sebelum melakukan finalisasi transaksi di E-Katalog v.6:
[ ] Apakah sudah dilakukan riset harga pembanding minimal pada 3 penyedia?
[ ] Apakah produk yang dipilih memiliki nilai TKDN tertinggi di kategorinya?
[ ] Apakah seluruh proses negosiasi harga telah terdokumentasi dalam sistem?
[ ] Apakah spesifikasi dalam Surat Pesanan sudah sesuai dengan kebutuhan teknis?
[ ] Apakah penyedia memiliki rekam jejak yang baik dalam pengiriman?
Kesimpulan: Integritas dan Kepatuhan sebagai Kunci Utama
Mitigasi temuan audit pada proses e-purchasing pemerintah bukan sekadar tentang mengisi dokumen, melainkan tentang membangun budaya kepatuhan dan integritas dalam setiap transaksi. Dengan memanfaatkan fitur-fitur pada E-Katalog v.6 secara maksimal dan merujuk pada ketentuan Perpres Nomor 46 Tahun 2025, PPK dapat bekerja dengan lebih tenang dan profesional.
Setiap langkah yang diambil, mulai dari perencanaan hingga serah terima, harus didasari oleh prinsip efisiensi dan akuntabilitas. Melalui pembelajaran berkelanjutan dan bimbingan teknis yang tepat, risiko temuan audit dapat diminimalisir, sehingga anggaran negara dapat digunakan secara optimal untuk kesejahteraan masyarakat.
FAQ: Pertanyaan Seputar Mitigasi Audit E-Purchasing
1. Apakah audit tetap dilakukan meskipun pembelian dilakukan melalui E-Katalog resmi?
Ya. Auditor tetap akan memeriksa kewajaran harga, kesesuaian spesifikasi, dan keabsahan prosedur pemilihan untuk memastikan tidak ada pemborosan atau penyalahgunaan wewenang.
2. Apa yang harus dilakukan jika harga di E-Katalog jauh lebih mahal daripada harga pasar luar?
Lakukan negosiasi di dalam sistem dengan menyertakan referensi harga pasar luar tersebut sebagai bukti. Jika penyedia tidak bersedia menurunkan harga, PPK berhak mencari penyedia lain atau menggunakan metode pengadaan yang lebih efisien sesuai aturan yang berlaku.
3. Siapa yang bertanggung jawab jika terjadi kesalahan spesifikasi pada barang yang diterima?
Tanggung jawab utama ada pada PPK untuk melakukan pemeriksaan saat serah terima. Jika barang tidak sesuai, PPK berhak menolak barang tersebut dan meminta penggantian sesuai Surat Pesanan yang telah disepakati.
4. Mengapa pelatihan praktikum seperti yang dipandu oleh Agus Arif Rakhman sangat disarankan?
Karena audit seringkali menemukan kesalahan pada detail teknis pengoperasian sistem dan dokumentasi bukti. Pelatihan praktikum memberikan simulasi nyata sehingga peserta tidak lagi melakukan kesalahan prosedur saat bertugas.
Pastikan proses pengadaan di instansi Anda berjalan lancar tanpa hambatan audit. Tingkatkan kompetensi tim Anda dalam mengelola E-Katalog v.6 sesuai regulasi terbaru. Daftarkan diri Anda dan tim dalam bimbingan teknis profesional untuk menguasai strategi tatakelola pengadaan yang akuntabel dan berbasis bukti. Jangan biarkan ketidaktahuan teknis menjadi risiko hukum bagi Anda. Segera lakukan registrasi melalui https://bit.ly/training-PBJ2026 atau hubungi 0812 6660 0643 untuk informasi lebih lanjut mengenai jadwal pelatihan di Medan bersama narasumber ahli LKPP. Pelajari selengkapnya di www.trainingpskn.com.
Panduan lengkap langkah-langkah mitigasi temuan audit pada proses e-purchasing pemerintah sesuai Perpres 46/2025 dan fitur terbaru E-Katalog v.6.
