Di tengah keniscayaan digitalisasi tata kelola pemerintahan dan tuntutan efisiensi, entitas seperti Badan Layanan Umum (BLU) dan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) dihadapkan pada tantangan besar: bagaimana mengoptimalkan proses pengadaan barang/jasa agar lebih cepat, transparan, akuntabel, sekaligus relevan dengan regulasi terbaru. Salah satu tonggak penting adalah hadirnya Perpres 46/2025 yang memperbarui kerangka pengadaan barang/jasa pemerintah.
Dalam kerangka ini, katalog elektronik dan e-procurement menjadi instrumen strategis untuk BLU/BLUD. Melalui penerapan katalog elektronik dan e-procurement dalam BLU/BLUD, institusi Anda dapat lebih efektif mengimplementasikan strategi yang dibahas dalam artikel Pelatihan Optimalisasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pada BLU dan BLUD Pasca Hadirnya Perpres 46 Tahun 2025
Latar Belakang Regulasi Digitalisasi Pengadaan
Perubahan pengaturan elektronik dalam Perpres 46/2025
Regulasi pengadaan barang/jasa pemerintah terus berkembang. Perpres 46/2025 menjadi revisi kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 dan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021.
Beberapa poin penting terkait digitalisasi pengadaan:
Pasal 71 ayat (1) Perpres 46/2025 menyatakan bahwa pengadaan barang/jasa secara elektronik dilaksanakan dengan memanfaatkan lokapasar (e-marketplace).
Pengaturan katalog elektronik semakin jelas dalam regulasi: perubahan definisi e-purchasing dan katalog elektronik ditemukan dalam telaah Pasal 72 dan seterusnya.
Kewajiban penggunaan aplikasi sistem pengadaan secara elektronik dengan fitur transaksional untuk paket- tertentu.
Relevansi bagi BLU dan BLUD
BLU/BLUD memiliki karakteristik khusus: menggunakan anggaran publik, namun dengan fleksibilitas pengelolaan lebih besar dibanding instansi pemerintah biasa. Karena itu, penerapan katalog elektronik dan e-procurement menjadi salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kepatuhan regulasi.
Dengan menggunakan instrumen digital, BLU/BLUD dapat:
Mempercepat proses pengadaan barang/jasa rutin
Mengurangi hambatan birokrasi manual
Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
Memudahkan monitoring dan evaluasi pengadaan
Apa Itu Katalog Elektronik dan e-Procurement dalam Konteks BLU/BLUD?
Definisi dan cakupan
Katalog Elektronik: Tata cara pembelian atau memperoleh barang/jasa melalui sistem katalog elektronik yang dikelola secara daring. Menurut Perpres 46/2025, definisi e‐purchasing diubah dan frasa “toko daring” dihilangkan dari definisi lama.
E-Procurement: Pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik, mencakup seluruh rangkaian mulai identifikasi kebutuhan, RUP, seleksi penyedia, kontrak, hingga serah terima, melalui sistem elektronik dan aplikasi pengadaan secara elektronik (SPSE dan/atau sistem terintegrasi lainnya).
Peran bagi BLU/BLUD
Bagi BLU/BLUD, penerapan katalog elektronik dan e-procurement berarti:
Memiliki modul pembelian yang sudah siap pakai untuk barang/jasa rutin lewat katalog elektronik
Proses pemilihan penyedia, negosiasi, kontrak, dan pelaksanaan pekerjaan terintegrasi dengan sistem elektronik
Pencatatan transaksi, monitoring pelaksanaan, dan evaluasi hasil menjadi lebih sistematis
Potensi penghematan waktu dan biaya karena proses manual berkurang
Contoh sederhana penerapan
Misalkan sebuah BLU yang rutin membeli peralatan komputer dan furniture untuk operasional layanan. Dengan katalog elektronik yang tersedia di sistem pemerintah, BLU tersebut dapat:
Menentukan spesifikasi yang telah memenuhi syarat katalog
Melakukan pembelian lewat sistem katalog elektronik tanpa proses tender kompleks
Menggunakan sistem e-procurement untuk memantau penyedia, kontrak, dan pengiriman
Hasilnya: proses menjadi lebih cepat, dokumentasi transparan, dan risiko kesalahan administrasi berkurang.
Strategi Implementasi di BLU/BLUD
1. Persiapan internal organisasi
Inventarisasi paket-pengadaan rutin yang cocok untuk katalog elektronik
Buat tim pengadaan internal yang memahami sistem e-procurement dan katalog elektronik
Lakukan pelatihan dan pembinaan kompetensi SDM pengadaan karena regulasi mengharuskan sertifikasi kompetensi pengelola pengadaan.
Rancang SOP internal yang mengatur proses pengadaan lewat katalog elektronik dan e-procurement untuk BLU/BLUD.
2. Integrasi metode katalog elektronik
Beberapa langkah kunci:
Menentukan spesifikasi barang/jasa yang akan masuk katalog elektronik
Berkoordinasi dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) atau instansi teknis terkait untuk mengakses katalog elektronik dan lokapasar pemerintah.
Memastikan sistem katalog elektronik terhubung dengan e-procurement internal BLU/BLUD (jika ada) atau sistem yang digunakan oleh instansi pemerintah.
Menggunakan katalog elektronik untuk pembelian barang/jasa dengan nilai sesuai ketentuan (misalnya pembelian langsung melalui sistem katalog).
3. Pemanfaatan e-Procurement secara menyeluruh
Langkah-langkah implementasi:
Pastikan paket pengadaan yang nilai dan jenisnya harus melalui aplikasi sistem pengadaan elektronik (SPSE atau sistem resmi lainnya) sesuai Pasal yang ditetapkan dalam Perpres 46/2025.
Integrasikan proses pemilihan penyedia, kontrak, pelaksanaan pekerjaan dan serah terima hasil ke dalam sistem e-procurement
Gunakan dashboard dan pelaporan elektronik untuk monitoring real-time dan audit internal
Lakukan evaluasi berkala dan pemutakhiran data dalam sistem elektronik
4. Aspek Kepatuhan dan Partisipasi UMKM/Produk Dalam Negeri
Sesuai regulasi, pengadaan harus mempertimbangkan produk dalam negeri dan UMKM sebagai penyedia. Perpres 46/2025 menguatkan kewajiban ini.
Dalam katalog elektronik, termasuk katering untuk produk dalam negeri atau UMKM yang telah tersertifikasi/sesuai syarat.
Dalam sistem e-procurement, sediakan modul yang memudahkan pelaku UMKM untuk mendaftar dan mengikuti proses pengadaan.
Tetapkan target penggunaan produk dalam negeri/UMKM dalam pengadaan BLU/BLUD dan monitor pencapaiannya.
5. Monitoring, Evaluasi dan Continuous Improvement
Gunakan tabel indikator berikut sebagai panduan:
| Indikator | Sasaran | Metode Pengukuran |
|---|---|---|
| Waktu rata-rata pengadaan lewat katalog elektronik | Penurunan dibanding metode manual | Sistem log e-procurement |
| Persentase pengadaan rutin yang memakai katalog elektronik | ≥ X % dari paket rutin | Laporan tahunan pengadaan |
| Persentase penyedia dari UMKM/produk dalam negeri dalam katalog elektronik | Meningkat tiap tahun | Database penyedia |
| Kepatuhan penggunaan sistem elektronik untuk paket wajib | 100 % paket sesuai ketentuan | Audit internal |
| Kepuasan pengguna layanan internal BLU/BLUD terhadap barang/jasa hasil pengadaan | > Y skor | Survei internal |
Lakukan evaluasi minimal tiap semester untuk mengetahui hambatan, mengidentifikasi pelatihan ulang, dan memperbarui sistem.
Contoh Kasus Penerapan di BLU/BLUD
Mari kita ilustrasikan dengan sebuah skenario:
Sebuah BLUD di Provinsi X rutin mengadakan pengadaan alat medis untuk layanan kesehatan. Sebelum Perpres 46/2025, prosesnya manual: penyusunan dokumen lelang, tender terbuka, administrasi panjang dan oftentimes terlambat.
Setelah regulasi baru dan penerapan katalog elektronik + e-procurement:
Paket alat medis kecil (< nilai tertentu) dialihkan ke katalog elektronik yang telah disediakan oleh LKPP/instansi terkait.
BLUD menggunakan sistem e‐procurement internal yang terhubung ke katalog elektronik untuk memilih penyedia, memantau kontrak dan pengiriman.
Karena proses lebih ringkas, waktu pengadaan dipangkas dari 90 hari menjadi 45 hari secara rata-rata.
Partisipasi UMKM/produk dalam negeri meningkat: penyedia lokal alat medis kecil turut serta melalui katalog elektronik.
Monitoring dan evaluasi melalui dashboard sistem menunjukkan transparansi proses dan meminimalkan kesalahan administrasi.
Kasus ini mengilustrasikan bagaimana BLU/BLUD bisa menangkap manfaat nyata dari katalog elektronik dan e-procurement pasca regulasi.
Tantangan Umum dan Solusi Praktis
Tantangan
Infrastruktur digital di BLU/BLUD (termasuk di daerah) belum merata
SDM pengadaan belum sepenuhnya memahami mekanisme katalog elektronik dan e-procurement
Pelaku UMKM/produk dalam negeri belum terbiasa mengikuti proses pengadaan digital
Sistem katalog elektronik dan e-procurement mungkin masih dalam pengembangan atau integrasi
Pengadopsian budaya kerja baru memerlukan perubahan mindset dan SOP
Solusi Praktis
Investasi pada infrastruktur TI dan jaringan serta pelatihan intensif untuk SDM pengadaan
Program pembinaan dan sosialisasi untuk UMKM/produk dalam negeri agar mudah masuk katalog elektronik
Kerjasama dengan LKPP atau penyedia sistem untuk integrasi dan teknis penggunaan sistem katalog elektronik/ e-procurement
Peninjauan ulang SOP internal BLU/BLUD agar selaras dengan regulasi baru dan sistem digital
Lakukan pilot project kecil terlebih dahulu untuk menguji sistem katalog dan e-procurement sebelum implementasi skala penuh
Manfaat Jangka Panjang bagi BLU/BLUD
Dengan penerapan katalog elektronik dan e-procurement secara optimal, BLU/BLUD akan memperoleh beberapa manfaat strategis:
Efisiensi waktu dan biaya pengadaan barang/jasa rutin
Peningkatan transparansi dan akuntabilitas pengadaan
Pengurangan risiko penyimpangan / korupsi karena proses terdokumentasi elektronik
Peningkatan partisipasi UMKM/produk dalam negeri yang mendukung ekonomi lokal
Kemampuan monitoring dan evaluasi yang lebih baik, sehingga layanan publik mendapat dukungan pengadaan yang lebih tepat sasaran
Mendukung transformasi digital dan reformasi birokrasi di institusi BLU/BLUD
Checklist Penerapan Katalog Elektronik & E-Procurement untuk BLU/BLUD
Identifikasi paket pengadaan rutin yang cocok untuk katalog elektronik
Perbarui SOP dan dokumen internal agar mencakup penggunaan katalog elektronik dan e-procurement
Pastikan sistem e-procurement atau aplikasi pengadaan secara elektronik yang digunakan BLU/BLUD sudah terintegrasi, sesuai regulasi.
Lakukan pelatihan SDM pengadaan (PPK, PA, tim tender) terkait katalog elektronik dan e-procurement
Kerja sama dengan LKPP atau instansi terkait untuk akses katalog elektronik / lokapasar pemerintah
Tentukan target penggunaan katalog elektronik dan partisipasi UMKM/produk dalam negeri
Bangun sistem monitoring dan evaluasi (dashboard, KPI) untuk proses pengadaan lewat katalog elektronik dan e-procurement
Lakukan evaluasi berkala, identifikasi hambatan, dan lakukan perbaikan berkelanjutan
Penerapan katalog elektronik dan e-procurement dalam BLU/BLUD pasca Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 – panduan praktis untuk transformasi digital pengadaan.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apakah semua paket pengadaan di BLU/BLUD harus menggunakan katalog elektronik?
Tidak semua secara otomatis. Namun untuk paket yang masuk kategori barang/jasa rutin atau ukuran nilai tertentu, katalog elektronik adalah opsi strategis sesuai regulasi. Selain itu, paket-yang wajib menggunakan sistem pengadaan elektronik harus memperhatikan ketentuan dalam Perpres 46/2025.
2. Bagaimana bila BLU/BLUD belum memiliki sistem e-procurement sendiri?
BLU/BLUD dapat memanfaatkan sistem pengadaan secara elektronik yang telah diselenggarakan oleh pemerintah, seperti sistem SPSE yang dikelola oleh LKPP atau aplikasi yang terintegrasi. Penting untuk segera melakukan integrasi atau kerjasama agar proses pengadaan digital dapat dilaksanakan.
3. Apa keuntungan utama menggunakan katalog elektronik dibanding metode tradisional?
Beberapa keuntungan termasuk: proses pembelian lebih cepat (karena spesifikasi dan penyedia telah tersedia dalam katalog), transparansi lebih tinggi karena transaksi tercatat secara elektronik, dan efisiensi biaya karena bisa memilih dari daftar penyedia yang sudah tersertifikasi.
4. Bagaimana BLU/BLUD memastikan partisipasi UMKM dan produk dalam negeri dalam katalog elektronik dan e-procurement?
BLU/BLUD perlu melakukan langkah-langkah seperti: memetakan UMKM/produk dalam negeri yang memenuhi syarat, menyederhanakan persyaratan administratif, mengikutsertakan UMKM dalam katalog elektronik, dan menetapkan target internal untuk penggunaan produk dalam negeri/UMKM sesuai regulasi yang mendorong afirmasi produk nasional.
Keberhasilan penerapan katalog elektronik dan e-procurement bukan hanya tentang teknologi—melainkan tentang transformasi proses, kompetensi SDM, dan budaya organisasi BLU/BLUD. Mari ambil langkah hari ini untuk memperkuat pengadaan barang/jasa Anda dengan cara yang lebih modern, transparan, dan efisien.
Evaluasi sistem pengadaan Anda sekarang dan susun roadmap transformasi digital pengadaan agar institusi Anda siap menghadapi era baru.
