Pelatihan Bimtek Strategis Katalog Elektronik Versi 6 & E-Purchasing PBJ Tahun 2025

Pada era digitalisasi pengadaan barang/jasa pemerintah, penerapan sistem modern dan terintegrasi menjadi sangat penting. Artikel ini hadir sebagai artikel pilar yang komprehensif — membahas secara mendalam mengenai pelatihan bimtek strategis untuk Katalog Elektronik Versi 6 (sering disebut e-Katalog V6) dan E‑Purchasing PBJ (Pengadaan Barang/Jasa) tahun 2025. Dengan gaya profesional dan edukatif, artikel ini akan membantu penyelenggara, pejabat pengadaan, penyedia barang/jasa, dan pihak terkait lainnya memahami mengapa dan bagaimana mengikuti pelatihan tersebut, serta keuntungan strategis yang akan diperoleh.

Mengapa Pelatihan Bimtek Ini Menjadi Kebutuhan Strategis

Tantangan Pengadaan Barang/Jasa di Era Transformasi Digital

Pengadaan barang/jasa pemerintah bukanlah aktivitas rutin biasa; ia terkait anggaran besar, akuntabilitas publik, dan kepatuhan regulasi yang ketat. Seiring berkembangnya teknologi dan tuntutan transparansi, instansi pemerintah dihadapkan pada berbagai tantangan:

• Proses tradisional yang lambat dan berbelit, rentan korupsi atau inefisiensi.

• Data produk yang tidak terintegrasi, pengawasan yang terbatas.

• Kurangnya pemahaman pengguna (instansi) atau penyedia terhadap sistem elektronik baru.

• Kewajiban integrasi ke sistem keuangan pemerintah, pengawasan audit, dan pelaporan real-time.

Hadirnya Katalog Elektronik Versi 6 & E-Purchasing sebagai Solusi

Sistem Katalog Elektronik Versi 6 digagas oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) bersama mitra teknologi untuk menjawab tantangan-te tersebut. Beberapa poin penting:

• Versi 6 dirancang untuk digunakan oleh kementerian/lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda) dalam pengadaan barang/jasa berbasis APBN/APBD melalui metode e-Purchasing.

• Peraturan dan regulasi terkait sudah dikeluarkan, antara lain Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 9 Tahun 2024 tentang implementasi Versi 6.

• Fitur-fitur baru seperti integrasi dengan sistem keuangan (SAKTI), monitoring real-time, fitur analitik transaksi abnormal, fitur chat/transaksi digital, dan otomatisasi proses.

• Tujuan utamanya: meningkatkan efisiensi, transparansi, akuntabilitas, serta memperkuat penggunaan produk dalam negeri (PDN) dan pelibatan UMKK (Usaha Mikro, Kecil, dan Koperasi).

Mengapa Bimtek Strategis Diperlukan

Meskipun sistem telah tersedia, keberhasilan implementasinya sangat bergantung pada sumber daya manusia — yakni pejabat pengadaan, penyedia, bendahara, dan unit terkait. Pelatihan (bimtek) strategis menjadi kunci untuk:

• Memahami perubahan regulasi dan tata kelola versi 6 dibanding versi sebelumnya.

• Menguasai alur bisnis pengadaan dari Rencana Umum Pengadaan (RUP) hingga pembayaran dalam sistem e-Purchasing.

• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi (misalnya terkait pajak, meterai elektronik, BAST digital).

• Mengoptimalkan penggunaan fitur-fitur baru agar instansi mendapatkan manfaat penuh.

• Mendeteksi dan mengantisipasi risiko pengadaan (misalnya transaksi abnormal).

Apa yang Akan Anda Pelajari dalam Pelatihan Bimtek

Pelatihan ini umumnya mencakup beberapa modul inti, dengan pembagian materi dan aplikasi praktis. Berikut ringkasannya:

Modul 1: Regulasi dan Kebijakan Penting

• Peraturan Presiden yang relevan (misal Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2023 tentang percepatan transformasi digital PBJ)

• Surat Edaran dan keputusan LKPP (SE No. 9/2024, Keputusan Kepala LKPP Nomor 177/2024)

• Ketentuan penyedia, persyaratan, dan sanksi penggunaan Katalog Elektronik Versi 6.

Modul 2: Proses Bisnis Katalog Elektronik Versi 6

• Alur pengadaan: dari pemilihan produk, pemesanan (Surat Pesanan) hingga serah terima (BAST) dan pembayaran.

• Integrasi sistem: bagaimana Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) dan Sistem Informasi Pemerintahan Daerah (SIPD) terhubung.

• Fitur‐fitur baru: chat internal, notifikasi, analitik transaksi, integrasi pengiriman.

Modul 3: Praktik E-Purchasing PBJ dengan Versi 6

• Persiapan RUP dan anggaran untuk pengadaan melalui Katalog Elektronik.

• Pemilihan produk di katalog, pemesanan, negosiasi (jika relevan) dan pengelolaan dinamika harga.

• Dokumentasi digital: meterai elektronik, tanda tangan elektronik, dan pelaporan.

• Pemantauan pelaksanaan kontrak, pengiriman, penerimaan barang/jasa, dan persyaratan pembayaran.

Modul 4: Manajemen Risiko & Audit Internal Pengadaan

• Pendeteksian transaksi abnormal atau non-compliance menggunakan fitur analitik versi 6.

• Kewajiban pelaporan, audit internal, dan keterlibatan aparat pengawas seperti APIP, BPK.

• Pengendalian kualitas penyedia dan barang/jasa yang disediakan.

Modul 5: Optimasi Pelibatan UMKK dan Produk Dalam Negeri

• Strategi memperkuat pelibatan UMKK dalam katalog elektronik dan e-Purchasing.

• Studi kasus instansi yang berhasil menerapkan katalog versi 6 dengan partisipasi UMKK.

• Tips penyedia UMKK untuk memanfaatkan katalog versi 6 secara optimal (registrasi, unggah produk, kepatuhan regulasi).

Modul 6: Implementasi Instansi & Studi Kasus Nyata

• Simulasi pengadaan dari instansi pemerintah (contoh: Pemda Kota/Provinsi) menggunakan katalog versi 6.

• Analisis kasus nyata: misalnya instansi yang berhasil mempercepat pengadaan dari beberapa minggu menjadi 3 hari atau bahkan kurang.

• Evaluasi implementasi dan rencana tindak lanjutan setelah pelatihan.

Manfaat Utama Pelatihan bagi Instansi dan Penyedia

Mengikuti pelatihan bimtek strategis ini akan memberikan sejumlah manfaat berikut:

Contoh Kasus Nyata Implementasi Versi 6

Kasus A — Pemda Kota Pekanbaru
Diberitakan bahwa di Kota Pekanbaru, dengan munculnya Katalog Elektronik Versi 6, instansi pengadaan artikel menyebut:

“Dengan adanya fitur ini dapat memperbaiki sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah sehingga prosesnya akan lebih efisien dan transparan … proses pengadaan tidak sampai satu minggu, mungkin 3 hari atau bahkan tidak sampai 1 hari.”
Hal ini menunjukkan bahwa implementasi yang tepat dapat secara signifikan memangkas waktu pengadaan.

Kasus B — Penyedia UMKK di Kalimantan Timur
Dalam talkshow di Kalimantan Timur, Kepala Biro PBJ menyebut bahwa fitur analitik transaksi abnormal di versi 6 memudahkan deteksi transaksi mencurigakan dan mempercepat dokumentasi otomatis. Penyedia UMKK menyebut:

“Dalam satu tahun ini, penjualannya lumayan pak.”
Artinya: UMKK yang beradaptasi dengan sistem versi 6 juga mendapatkan peluang pasar yang lebih baik.

Bagaimana Memilih Lembaga Pelatihan Bimtek yang Tepat

Ketika instansi Anda atau penyedia ingin mengorganisir pelatihan, berikut beberapa kriteria yang dapat dijadikan acuan:

1. Legalitas dan kredibilitas pelatih/penyelenggara
   Pastikan penyelenggara terdaftar, memiliki pengalaman dalam pengadaan publik, dan memahami regulasi terbaru (SE LKPP, PP-PBJ, PER-17/PB/2024).

2. Materi terkini yang relevan dengan versi 6
   Pelatihan harus mencakup fitur-fitur baru, integrasi sistem keuangan, e-Audit, e-Sign, dan mengantisipasi tantangan implementasi.

3. Praktik langsung / simulasi
   Modul harus mencakup kasus nyata, simulasi alur, dan latihan praktis (misalnya pembuatan akun, pemesanan, BAST digital).

4. Follow-up dan dukungan pasca pelatihan
   Pelatihan yang baik menyediakan konsultasi lanjutan atau materi update terkait perubahan regulasi atau sistem.

5. Penyesuaian dengan kondisi instansi atau penyedia
   Misalnya: untuk pemerintah daerah berbeda dengan K/L, UMKK berbeda dengan penyedia besar. Materi harus relevan dengan peserta.

Panduan Langkah-demi-Langkah Implementasi setelah Pelatihan

Setelah bimtek selesai, instansi/penyedia disarankan melakukan langkah-langkah berikut untuk memastikan hasil pelatihan diimplementasikan:

1. Bentuk tim internal pengadaan yang memahami sistem versi 6 (PPK, bendahara, unit pengadaan).

2. Lakukan audit internal atas proses pengadaan sebelumnya: identifikasi kelemahan, hambatan.

3. Integrasikan sistem keuangan (SAKTI) dan sistem pengadaan (Katalog Elektronik V6) sesuai regulasi.

4. Migrasi data dan proses dari versi terdahulu (jika masih menggunakan versi 5 atau sistem manual) sebelum tenggat yang ditentukan.

5. Sosialisasi internal ke unit-unit terkait (keuangan, pengadaan, penyedia) agar adaptasi berjalan lancar.

6. Gunakan fitur monitoring dan analitik untuk mengawasi transaksi dan mengidentifikasi anomali.

7. Lakukan evaluasi berkala dan revisi proses jika diperlukan — terus update terhadap perubahan regulasi atau sistem.

Tantangan & Solusi Umum dalam Implementasi

Tantangan:

• Resistensi perubahan dari personel yang terbiasa dengan sistem lama.

• Kurangnya akses atau kompetensi digital.

• Integrasi sistem yang rumit (termasuk data keuangan/bendahara).

• Koneksi internet atau perangkat yang belum memadai.

• Ketidakpahaman regulasi terbaru atau persyaratan teknis penyedia.

Solusi:

• Gelar sosialisasi awal secara menyeluruh dan dukung pelatihan lanjutan.

• Pastikan fasilitas dan perangkat memadai (PC/Laptop, jaringan).

• Libatkan semua pemangku kepentingan dari awal (pengadaan, keuangan, TI, penyedia).

• Buat panduan internal dan standard operating procedure (SOP) yang spesifik untuk instansi Anda.

• Ciptakan budaya monitoring dan evaluasi internal — gunakan fitur analitik sistem.

Rekomendasi Praktik Terbaik

• Prioritaskan penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN) dan UMKK saat memilih produk di katalog sebagai bagian dari kepatuhan dan visi nasional.

• Tetapkan target waktu implementasi: misalnya semua unit pengadaan dalam instansi menggunakan katalog versi 6 sebelum tanggal 1 Januari 2025 (sesuai SE No. 9/2024).

• Gunakan modul pelatihan khusus untuk penyedia UMKK agar mereka lebih siap bersaing di katalog.

• Auditor internal harus dilibatkan untuk mengecek transaksi dan laporan dalam sistem versi 6 secara rutin.

• Manfaatkan dashboard monitoring untuk identifikasi paket pengadaan yang tidak efektif atau lambat: lakukan perbaikan proses.

Artikel Terkait Pelatihan Bimtek Strategis Katalog Elektronik Versi 6 & E-Purchasing PBJ Tahun 2025

1. Panduan Lengkap Penyedia UMKK Memasuki Katalog Elektronik Versi 6 Tahun 2025

2. Langkah Cepat Instansi Pemerintah Beralih ke e-Purchasing PBJ melalui Katalog Elektronik V6

3. Analisis Risiko & Audit Pengadaan Barang/Jasa dalam Katalog Elektronik Versi 6

4. Integrasi SAKTI dan Katalog Elektronik Versi 6: Praktik Terbaik dan Tantangan

5. Studi Kasus Keberhasilan Implementasi Katalog Elektronik Versi 6 di Pemerintah Daerah

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Q1: Apa bedanya antara Katalog Elektronik Versi 6 dengan versi sebelumnya?
A1: Versi 6 hadir dengan integrasi sistem keuangan (SAKTI/SIPD), proses pemesanan hingga pembayaran yang terotomasi, fitur monitoring real-time, dan kemampuan mendeteksi transaksi abnormal.

Q2: Kapan instansi diwajibkan menggunakan Katalog Elektronik Versi 6?
A2: Sesuai dengan SE Kepala LKPP No. 9/2024, implementasi wajib mulai 1 Januari 2025 bagi seluruh K/L/PD.

Q3: Apakah penyedia UMKK bisa ikut dalam Katalog Elektronik Versi 6?
A3: Ya — penyedia UMKK sangat didorong untuk bergabung. Versi 6 mendukung pelibatan UMKK dan penggunaan produk dalam negeri (PDN).

Q4: Apakah pelatihan bimtek hanya untuk instansi pemerintah?
A4: Tidak. Pelatihan juga relevan untuk penyedia (besar atau UMKK), konsultan pengadaan, dan unit internal yang menangani pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah.

Q5: Bagaimana jika instansi masih menggunakan sistem lama atau versi sebelumnya setelah batas waktu?
A5: Instansi akan berisiko tidak sesuai regulasi, sulit mendapatkan kemudahan integrasi, dan mungkin menghadapi hambatan audit atau pengiriman dana. Oleh karena itu migrasi segera sangat disarankan.

Q6: Apa saja persyaratan teknis bagi penyedia untuk ikut dalam Katalog Elektronik Versi 6?
A6: Penyedia harus mendaftar, mengunggah produk sesuai kategori dan persyaratan katalog, mematuhi syarat & ketentuan (mis. kualitas, dokumen, pembayaran PNBP apabila ada) yang berlaku.

Q7: Bagaimana cara memastikan pelaksanaan bimtek menghasilkan perubahan nyata di instansi?
A7: Pastikan adanya rencana implementasi setelah pelatihan, pelibatan pimpinan, monitoring rutin, evaluasi hasil pengadaan dan update regulasi serta sistem internal.

Untuk mengambil langkah selanjutnya, Anda dapat mendaftar atau menghubungi penyelenggara pelatihan Bimtek Strategis Katalog Elektronik Versi 6 & E-Purchasing PBJ untuk memperoleh jadwal, modul lengkap dan materi pendukung agar instansi atau usaha Anda siap menghadapi pengadaan digital di tahun 2025 dan seterusnya.